Sigurno deljenje datoteka štiti vaše poslovanje

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Kada ne možete da šaljete dokumente, sigurno deljenje datoteka nastavlja da se kreću

To što pošta ne prolazi, ne znači i zaustavljanje poslovanja. Ljudima su još uvek potrebni važni dokumenti, ugovori i druge poverljive informacije kako bi došli do zaposlenih, kupaca i spoljnih partnera sa bezbednim opcijama deljenja datoteka.

E-pošta je i dalje odgovor za dijeljenje datoteka za mnoge, ali redovna pošta nije sigurna. Za sigurnost su vam potrebne sigurna adresa e-pošte i razmena poruka putem upravljanih mobilnih uređaja (MDM) sa jakom enkripcijom.

Sigurne datoteke? Moj dokument je na papiru

Prva prepreka – od papirne do elektronske verzije – je laka i postoje (najmanje) tri načina da se to obavi. Imate sve alate pri ruci i bićete gotovi za samo minut.

Skeniranje i kopiranje: Većina uredskih štampača i puno SOHO (malih kućnih stampaca) štampača uključuju skeniranje i kopiranje kao osnovnu funkciju. Kada skenirate dokument preko štampača, možete ga poslati pravo na laptop ili na telefon preko mobilne aplikacije vašeg štampača.

Tokom proteklih nekoliko godina mobilni programi za mnoge štampače postigli su veliki napredak. Ova određena aplikacija omogućava vam da štampate sa telefona, skenirate sa štampača na telefon ili skenirate sa telefonom da štampate ili šaljete e-poštu. Mobilne aplikacije za kancelarijske štampače olakšavaju bavljenje i štampanjem i skeniranjem, proverite da li štampač ima aplikaciju i pokušajte.

Aplikacije za skeniranje telefona: Mobilni način za ubacivanje dokumenta u uređaj za elektronsko slanje je, naravno, vaš pametni telefon. I iOS i Android imaju osnovne alate za skeniranje koji su uključeni sa zadanom kamerom za aplikacije za beleške. Evo jednog primera:

Kada skenirate kameru pametnog telefona, postoji nekoliko trikova koji će vam pomoći da postignete dobro skeniranje:

  • Stavite papir ili dokument na kontrastnu pozadinu kako biste pomogli kameri da odabere „papir“ iz „stola“.
  • Ako skenirate komad papira u svetloj boji, stavite ga na tamnu površinu, a ako skenirate nešto tamno poput vizitkarte, postavite ga na svetlu površinu.
  • Kontrast će pomoći aplikaciji i kameri da lakše pronađu ivice dokumenta i dobićete tačnije skeniranje celog dokumenta
  • . Za dobro skeniranje vam je potrebna lepa, jednaka svetlost, ali može biti teško dobiti ravnomerno svetlo bez odbljeska na ravnoj površini, a blic fotoaparata neće je poboljšati.
  • Ako ne možete da promenite položaje ili ugasite neko svetlo, ponekad pomaže da papir postavite na vertikalnu površinu poput zida ili table. Ovo nije praktično za dugi dokument, ali ako imate samo par stranica, omogućiće vam dobro skeniranje bez odsjaja i senki.

Elektronski potpisi: Ako vam je nešto poslalo e-poštom, na primer ugovor koji treba da potpišete, dokument možete elektronski potpisati na svom laptopu ili pametnom telefonu. Od Pregleda na Mac računaru do Acrobat Reader-a (Mac i Vindovs), do bilo kog broja PDF aplikacija na vašem telefonu, skoro sve vam omogućavaju da prstom potpišete ekran ili trackpad i umetnete potpis u dokument.

To je najlakši način da se nešto potpiše, plus što se štedi papir. Kad se potpišete, dokument možete ponovo sačuvati kao PDF i poslati natrag. Ako ste dokument već ispisali ili trebate više nego da samo potpišete ili inicirate stranicu ili dve, morat ćete skenirati dokument.

Sigurna razmatranja za deljenje datoteka

Sa dokumentom ponovo sačuvanim elektronskim putem, sada je vreme da taj dokument sigurno pošaljete kolegama ili kontaktima. Kao i prvo skeniranje dokumenta, postoji nekoliko načina da se dokument pošalje, a istovremeno se osiguravaju da ga čitaju samo ljudi koji bi ga trebali pročitati.

Pogledaćemo tri metode:

  • Sigurna adresa e-pošte
  • Bezbedno ćaskanje
  • Namensko sigurno deljenje datoteka

Svaki od njih posao obavlja sa najmanje gnjavaže.

1: Kako bezbedno deljenje datoteka e-poštom

Ako šaljete dokumente u vašoj kompaniji, a svi koriste softver kompanije za upravljanje mobilnim uređajima kompanije (MDM) da bi zaštitili svoje uređaje, tada je bezbedna pošta sa vašeg pametnog telefona najbrži i najlakši put.

Kroz sigurnu aplikaciju za e-poštu vaše MDM, slanje dokumenta treba da bude jednako jednostavno kao što je dodirnite, tapnite i kliknite. E-pošta je sveprisutna, a dodavanje dodatnog nivoa sigurnosti kroz vaš MDM samo poboljšava.

Kada morate da uključite ljude izvan vaše kompanije, e-pošta je i dalje najlakša opcija, ali nažalost, postaje i najmanje bezbedna. E-pošta nije bezbedna koliko ljudi misle. Kada šaljete privatne, poverljive informacije, redovna e-pošta neće zaštititi vaše podatke. Kada šaljete informacije izvan svoje kompanije, sigurna poruka za ćaskanje je opcija koju treba da stavite na vrh svoje liste. Alat koji ovo može postići su BlackBerri Workspaces.

2: Kako bezbedno deljenje datoteka putem ćaskanja

Verovatno ste već upoznati sa bezbednim aplikacijama za razmenu poruka i ćaskanje, ali možda ih ne mislite kao integralne u poslovnoj komunikaciji. Oni mogu biti:

  • Mnoge sigurne aplikacije za ćaskanje omogućavaju vam da šifrujete i delite datoteke sa svojim kontaktima.
  • Za brze poruke od osobe do osobe, poput slanja potpisanog ugovora ili autorizacije kupovine, sigurno je slanje poruka savršeno.
  • Mnoge aplikacije omogućavaju vam da podesite da poruke isteku (ili da se samounište za gomilu Misije nemoguće) nakon nekoliko minuta, sati ili dana.
  • Istek poruke vam pruža još jedan nivo sigurnosti za osetljive dokumente za koje ne želite da sedete na telefonima primaoca izvan određenog vremena.

. Naše rešenje omogućava sve gore navedene nepredviđene slučajeve, a istovremeno omogućava veću kontrolu nad dokumentom. To je zato što umesto da pošaljete dokument i izgubite kontrolu nad njim, pošaljete vezu na dokument sa ograničenjima za pregled, izmenu i preuzimanje koje odaberete.

3: Šta je dobro bezbedno rešenje za deljenje datoteka?

Mnogi od nas svakodnevno koriste usluge deljenja datoteka kao što su Dropbok, Bok, Google Drive i OneDrive. Sve ove usluge su odlične i olakšavaju deljenje datoteka sa ljudima, ali podrazumevano nemaju ogromnu količinu sigurnosti. Sve usluge štite vaše datoteke korisničkim imenima i lozinkama, a mnoge nude detaljne sigurnosne kontrole, ali nijedna od njih nije dovoljno dobra za najosetljivije dokumente.

Sigurne alate za razmenu datoteka postaju danas sve popularniji jer se potreba za povecanom sigurnošću povećava sa svakom krađom i kršenjem podataka. Kada procenjujete bezbednu deljenje datoteka, potražite alatke koje nude:

  • Šifrovana memorija
  • Vodeni žigovi koji pokazuju vlasništvo nad dokumentima
  • Dnevnici aktivnosti za prijavljivanje usaglašenosti
  • Dokumentujte određene lozinke
  • Zaštićeno uzimanje beleški
  • Siguran zadatak i zadatak sastanka
  • Dvofaktorna autentifikacija
  • Deljenje veza sa istekom pristupa

Sigurne veze za deljenje datoteka mogu se poslati sigurnim ćaskanjem ili e-poštom primaocima. Ne zaboravite da sigurno pošaljete vezu i, za dodatnu zaštitu, ako su potrebne dodatne lozinke, pošaljite ih zasebnom metodom. Na primer, možete da pošaljete vezu do datoteka e-poštom, ali da pošaljete lozinku potrebnu za pristup datotekama bezbednim četom.

Sigurnost, posebno zaštita važnih dokumenata poput ugovora, trebalo bi vam biti na pameti kad god delite datoteke sa kolegama ili kontaktima. Od e-pošte do ćaskanja do bezbednih datoteka datoteka, postoji nekoliko jednostavnih i efikasnih opcija koje ćete moći da pogledate i koristite da biste se zaštitili.

Sledeći korak je digitalna sigurna razmjena datoteka

Bilo je vremena kada je jedini praktični način slanja ugovora ili drugih važnih papira bio njihov štampanje, potpisivanje i stavljanje u koverat ili slanje faksom. Iako kancelarija bez papira nije baš ovde, učinili smo ogromne korake u smanjenju potrebe za fizičkim štampanjem dokumenata kako bismo ih poslali.

Od skeniranja pametnim telefonom do sigurne deljenja e-pošte, razgovora i deljenja datoteka, možete značajno smanjiti broj dokumenata koje štampate i šaljete. To je bolje za okruženje, a istovremeno je sigurniji način za deljenje datoteka.

Podeli post :
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Share on reddit
Share on pinterest
Share on skype
Share on tumblr
Share on mix
Share on pocket